Wszystko, co musisz wiedzieć o rozliczaniu podatku z Belgii

Pracując za granicą, trzeba pamiętać, że obowiązki podatkowe mogą się różnić od polskich. Belgijski system podatkowy ma własne prawa, a ich nieznajomość może skutkować nie tylko utratą możliwości skorzystania z ulg, ale także poniesieniem kar pieniężnych. Osoby osiągające dochody w tym kraju muszą uregulować należności w tamtejszym urzędzie skarbowym. Dotyczy to zarówno rezydentów, jak i pracowników tylko tymczasowo przebywających za granicami swojego kraju. Poprawne rozliczenie podatku z Belgii wymaga zastosowania przepisów, terminów oraz przygotowania odpowiednich dokumentów. W Euro Personnel świadczymy tego typu usługi na co dzień – w tym wpisie blogowym wyjaśnimy więc, kto musi złożyć deklarację, jakie formularze są niezbędne i w jaki sposób można obniżyć wysokość zobowiązania. Omówimy również procedurę zwrotu nadpłaconych środków i najczęstsze błędy popełniane podczas składania zeznania. Zapraszamy do kontaktu wszystkie osoby, które są zainteresowane naszymi usługami rozliczania podatku z Belgii!

Kto musi rozliczyć podatek w Belgii?

Obowiązek złożenia deklaracji spoczywa na osobach na stałe mieszkających w Belgii, jak i pracujących tam tymczasowo. Nie bez znaczenia jest też status podatkowy. Wpływa on na zakres opodatkowania i określa, czy można skorzystać z ulg. W celu uniknięcia błędów i niepotrzebnych kosztów powinno się poznać zasady belgijskiego systemu wraz z kryteriami decydującymi o rezydencji.

Belgijski system podatkowy – podstawowe zasady

Belgia stosuje progresywną skalę podatkową – im wyższy dochód, tym większa stawka. Na terenie tego kraju obowiązują progi od 25% do 50%. W 2025 r. wynoszą one:

System uwzględnia także możliwość skorzystania z ulg i odliczeń, które mogą obniżyć wysokość zobowiązania. Dostępność tych preferencji zależy jednak od statusu podatnika.

Rezydencja podatkowa – kto jest rezydentem, a kto nierezydentem?

Osoby osiągające dochody w Belgii są klasyfikowane jako rezydenci lub nierezydenci. Status ten określa, czy podlegają opodatkowaniu wyłącznie od tamtejszych zarobków, czy również od dochodów zagranicznych.

Za rezydenta uznaje się osobę, mającą centrum interesów życiowych w Belgii. Decydują o tym m.in. adres zameldowania, pobyt rodziny i źródło głównego dochodu.

Nierezydentem jest osoba, której głównym miejscem zamieszkania pozostaje inne państwo. W takim przypadku podlega opodatkowaniu jedynie od wynagrodzenia uzyskanego na terytorium danego kraju.

Różnice między opodatkowaniem dla rezydentów i nierezydentów

Rezydenci składają deklarację z uwzględnieniem wszystkich dochodów – belgijskich i zagranicznych. Mogą korzystać z pełnego pakietu ulg, jeśli spełniają określone warunki.
Nierezydenci rozliczają się wyłącznie z dochodów uzyskanych w Belgii. W większości przypadków nie mają dostępu do obniżek dostępnych dla rezydentów, choć pewne zniżki przysługują osobom, którzy zarobili w kraju co najmniej 75% ze swoich rocznych dochodów.

Jakie dokumenty są potrzebne do rozliczenia?

Poprawne rozliczenie podatku z Belgii wymaga zgromadzenia odpowiednich dokumentów potwierdzających wysokość dochodów oraz ewentualne ulgi podatkowe. W zależności od sytuacji podatnika urząd skarbowy może wymagać różnych zaświadczeń. Poniżej przedstawiamy przykładowe formularze i wskazówki dotyczące ich uzyskania.

Lista kluczowych dokumentów

Aby poprawnie wypełnić deklarację podatkową, konieczne jest zebranie następujących dokumentów:

• Fiche 281.10 – podstawowy formularz wystawiany przez pracodawcę. Zawiera informacje o dochodach brutto, odprowadzonych składkach oraz pobranych zaliczkach z dochodu. Jest niezbędny do prawidłowego rozliczenia podatku z Belgii.
• Loonfiche – miesięczne zestawienia wynagrodzenia, które mogą zastąpić Fiche 281.10 w przypadku jego braku.
• Zaświadczenie UE/EOG – dokument potwierdzający dochody uzyskane poza Belgią. Wymaga się go od osób ubiegających się o ulgi podatkowe oraz od nierezydentów, jeśli przynajmniej 3/4 z zarobionych pieniędzy pochodzi z tymczasowego kraju zamieszkania. Formularz należy wypełnić i dostarczyć do belgijskiego skarbu państwa.
• Kopia dowodu osobistego lub paszportu – wymagane do potwierdzenia tożsamości podatnika.
• Numer rachunku bankowego – potrzebny do otrzymania ewentualnego zwrotu podatku. Może to być konto prowadzone w Belgii albo innym kraju Unii Europejskiej.
   

Gdzie i jak uzyskać wymagane dokumenty?

• Fiche 281.10 – wydawane przez pracodawcę na początku roku podatkowego. Jeśli dokument nie został dostarczony automatycznie, warto skontaktować się z działem kadr lub księgowością firmy. W przypadku braku możliwości uzyskania Fiche 281.10, można posłużyć się miesięcznymi zestawieniami wynagrodzenia (Loonfiche).
• Zaświadczenie UE/EOG – formularz otrzymuje się ze strony polskiego urzędu skarbowego. Wypełnione pismo z dochodami uzyskanymi poza granicami kraju należy dostarczyć do belgijskiego urzędu skarbowego.
• Numer identyfikacyjny podatnika (Numéro National lub BIS) – osoby zameldowane w Belgii otrzymują go automatycznie przy rejestracji w gminie. Dla nierezydentów numer nadawany jest przy pierwszym zatrudnieniu. W razie potrzeby uzyskuje się go w lokalnym urzędzie gminy albo sprawdzić na dokumentach podatkowych.
• Numer rachunku bankowego – jeśli podatnik chce otrzymać zwrot podatku na konto zagraniczne, powinien zarejestrować je na belgijskiej platformie MyMinfin. Można to zrobić samodzielnie online lub składając pisemny wniosek do urzędu skarbowego.

Terminy i sposoby składania deklaracji

Osoby zobowiązane do rozliczenia podatku w Belgii muszą przestrzegać wyznaczonych terminów oraz wybrać odpowiednią metodę składania deklaracji. W zależności od sposobu przekazania dokumentów i statusu płatnika występują różne daty. W przypadku formularzy papierowych od rezydentów urząd skarbowy FPS Finance wymaga ich dostarczenia najczęściej do końca czerwca, natomiast przez elektroniczny system Tax-on-web można je składać do połowy lipca. Dla nierezydentów termin ten wypada pod koniec listopada.

Co grozi za niedotrzymanie terminu?

Spóźnienie w rozliczeniu podatku z Belgii może skutkować dużymi obciążeniami. W zależności od stopnia uchybienia urząd może nałożyć karę finansową w wysokości od 50 do 1 250 €. W określonych przypadkach naliczana jest dodatkowa opłata w przedziale od 10% do 200% należności. Osoby, ignorujące obowiązek złożenia deklaracji, muszą liczyć się z tym, że skarb państwa samodzielnie określi wysokość podatku na podstawie dostępnych informacji, co często prowadzi do zawyżonych należności. W skrajnych przypadkach mogą zostać podjęte działania administracyjne, takie jak kontrola podatkowa czy dalsze postępowanie egzekucyjne. Jednak sporym ułatwieniem jest fakt, że w Belgii istnieje możliwość rozliczania się do 3 lat wstecz. Podatnicy, którzy nie są w stanie dotrzymać terminu, powinni jak najszybciej skontaktować się z FPS Finance i złożyć wniosek o przesunięcie ostatecznej daty. Sankcji da się uniknąć, jeśli opóźnienie wynika z uzasadnionych przyczyn.

Ulgi i odliczenia podatkowe w Belgii

Dla podatników rozliczających się w Belgii przewidziano kilka ulg zmniejszających wysokość zobowiązania wobec urzędu skarbowego. Wysokość i dostępność odliczeń zależą od statusu podatkowego oraz spełnienia określonych warunków. Niektóre z nich są przyznawane automatycznie, inne wymagają udokumentowania określonych wydatków.

Najważniejsze ulgi podatkowe dla pracowników

Belgijski system fiskalny przewiduje liczne zniżki dla osób pracujących. Do najczęściej stosowanych należą:

• Ulga na dzieci i rodzinę – przysługuje rodzicom i opiekunom, którzy mają na utrzymaniu niepełnoletnie dziecko, dziadków, rodzeństwo lub studiującego członka rodziny. Wysokość odliczenia zależy od liczby osób objętych opieką. Można również skorzystać z dodatkowych ulg, np. z uwagi na alimenty albo niepełnosprawność.
• Koszty dojazdów do pracy – regularnie dojeżdżający do miejsca zatrudnienia mogą odjąć wydatki związane z transportem publicznym albo użytkowaniem prywatnego samochodu czy motocykla, jeśli przejazdy są konieczne do wykonywania pracy. Stawki ustala się na podstawie przebytej odległości albo rzeczywistych cen.

Jak można skorzystać z ulg i jakie warunki trzeba spełnić?

Odliczanie ulg kładzie na podatniku obowiązek przedłożenia stosownych dokumentów w deklaracji podatkowej. Zniżki nie są naliczane automatycznie – konieczne jest ich zgłoszenie wraz z przedstawieniem dowodów na wysokość wydatków.

• Ulga na dzieci i rodzinę na utrzymaniu – płatnik musi udokumentować prawo do ulgi, przedstawiając akt urodzenia dziecka, zaświadczenie o kontynuowaniu nauki (dla dzieci powyżej 18 lat) oraz potwierdzenie wspólnego zamieszkania. W przypadku dzieci z orzeczeniem o niepełnosprawności wymagane jest dodatkowe zaświadczenie medyczne.
• Koszty dojazdów do pracy – aby skorzystać z ulgi, należy przedstawić bilety miesięczne, roczne, faktury za paliwo, potwierdzenie poniesionych wydatków na leasing pojazdu lub zaświadczenie od pracodawcy o pokrywaniu części opłat za transport.

Wszystkie dokumenty muszą być kompletne i zgodne z wymaganiami belgijskiego urzędu skarbowego FPS Finance. W niektó rych przypadkach ten organ może zażądać dodatkowych wyjaśnień albo uzupełnienia dokumentacji.

Zwrot podatku z Belgii – jak przebiega?

O zwrot można się ubiegać, w sytuacji gdy odprowadzone zaliczki były wyższe niż należne zobowiązania. Wysokość nadpłaty zależy od poziomu dochodów, zastosowanych ulg oraz potrąconych składek. Pieniądze wracają na konto osób, które osiągnęły roczne wpływy poniżej kwoty wolnej od podatku wynoszącego w 2025 roku 10 570 €, skorzystały z dostępnych odliczeń lub miały pobierane zaliczki według stawki z innych progów. Procedura rozliczenia trwa zazwyczaj od 3 do 6 miesięcy. Wypłata następuje przelewem bankowym na rachunek podany w deklaracji albo w formie czeku. Ewentualne opóźnienia w zwrocie mogą być wytłumaczone brakami w dokumentacji albo koniecznością dodatkowej weryfikacji przez urząd skarbowy.

Najczęstsze błędy i problemy w rozliczeniu

W trakcie rozliczania podatku z Belgii zdarzają się pomyłki, które w efekcie prowadzą do niechcianych sytuacji. Większość z nich jest rezultatem nieznajomości procedur, pominięciem pism lub niewłaściwego uwzględnienia ulg.

Nieprawidłowo wypełniona deklaracja

Najczęstszym błędem jest błędne uzupełnienie formularza podatkowego, zwłaszcza w zakresie wysokości dochodów, pobranych zaliczek oraz zastosowanych ulg. Niepoprawne wpisanie numeru identyfikacyjnego Numéro National czy BIS może skutkować odrzuceniem deklaracji przez urząd skarbowy.

Brak wymaganych dokumentów

Podatnicy często nie dołączają do rozliczenia najważniejszych zaświadczeń, takich jak Fiche 281.10, zaświadczenie UE/EOG czy dowodów poniesionych wydatków związanych z ulgami. Braki w dokumentacji są powodem do naliczenia wyższego zobowiązania podatkowego.

Nieuwzględnienie dochodów zagranicznych

Osoby, które pracowały w Belgii, ale uzyskały dochody także w innym kraju, powinny wpisać je do deklaracji zgodnie z przepisami o unikaniu podwójnego opodatkowania. Pominięcie tego obowiązku równa się nałożeniem kary przez urząd.

Niewłaściwe zastosowanie ulg podatkowych

Częstym problemem jest nieuwzględnienie przysługujących odliczeń lub próba odjęcia wydatków, niekwalifikujących się do wytycznych. Aby skorzystać z ulg, należy przedłożyć odpowiednie dokumenty, poświadczające o aktualnej sytuacji osobistej i zawodowej.

Przekroczenie terminu rozliczenia

Wobec spóźnionego złożenia deklaracji trzeba się liczyć z sankcjami finansowymi – naliczeniem odsetek za zwłokę lub oszacowaniem podatku przez urząd skarbowy na podstawie dostępnych danych, co często prowadzi do zawyżonego zobowiązania.

Prawidłowe rozliczenie podatku z Belgii zależy od statusu podatkowego, poprawnego wypełnienia deklaracji i terminowego złożenia dokumentów. Osoby spełniające warunki mogą ubiegać się o zwrot, szczególnie jeśli ich dochody nie przekroczyły kwoty wolnej od opodatkowania. Aby uniknąć problemów, warto sprawdzić poprawność danych, uwzględnić dostępne ulgi i przestrzegać terminów składania zeznania.